Tippek Indoor és Outdoor céges rendezvényekhez, konferenciákhoz

Mikor következő céges rendezvényüket, konferenciájukat, összejövetelüket tervezi, a lehetséges rendezvényhelyszínek közül meg kell találnia az ehhez legjobban illeszkedőt. A választott helyszín elkerülhetetlenül meghatározza az esemény hangulatát. Amennyiben megfontolja a következőkben leírtakat, pontosan meghatározhatja, milyen helyszínre is van szüksége. A választék határtalan, választhatnak valami különlegeset is, ami lehet akár egy tóparti bulis helyszín vagy egy komolyabb és tradicionáisabb, mint mondjuk a Britannia Hotels egyik konferencia terme. Reméljük a következő ötletek segítséget nyújtanak.

Outdoor események

Outdoor eseményeket rendkívül vonzó lehet szervezni főleg tavasszal és nyáron, bár mindig fontos átgondolni, hogy bármikor leeshet egy eső, a természetet nem tudjuk kontrollálni. Ott motoszkálhat a fejében a zivatar legkisebb lehetősége. Egy hordozható eső-sátor mindig jól jöhet. A másik, amit meg kell gondolni, a talaj stabilitása, puhasága, vannak-e benne lyukak, egyenetlen-e. Szerencsétlen választás lehet ilyen talaj formálisabb eseményeken, ahol a nők magassarkú cipőt viselnek.

Bonyolult lehet prezentációt tartani külső helyszínen, hangtechnikát használni szinte lehetetlen. Kivetítők felállítását is nehéz megvalósítani, főleg ha szél van. Tehát próbáljon minden kicsit is formálisabb vagy fontosabb eseményt benti helyszínen tartani. Ha szeretné kihasználni a jó időjárás előnyeit, próbáljon fedetlen teraszt és egy szomszédos konferenciatermet bérelni, így kint lehet enni és eltölteni a szabadidőt, míg a formálisabb események folyhatnak bent.

Vannak alkalmasabb idők, amikor nyílt téren lehet eseményeket tartani cégének. A piknikek, grill-partyk, ügyfél-bulik jó lehetőséget adnak, hogy összejöjjenek és megismerjék egymást kötetlenebb formában. Ezek a fajta események gyakran kevesebb előkészületet kívánnak az Ön részéről, például az eldobható evőeszközöket és tányérokat is könnyű összetakarítani és kidobni. Ha szoros a költségvetés, az outdoor céges rendezvényeket kell választani. Sokszor olcsóbb kibérelni egy parkot vagy piknikre alkalmas mezőt, mint amennyibe egy rendezvényterem kerül. Emellett az étkezés költségei is igen alacsonyak lehetnek.

Ha Outdoor eseményt szervez, biztosítson a résztvevőknek térképeket a pontos helyszínről a területen belül. A parkok sokszor olyan nagyok, hogy több piknikre alkalmas hely van bennük. Tegyen ki feltűnő helyekre irányjelző táblákat a parkolótól vagy buszmegállótól a helyszín felé. Jelezze táblákkal a legközelebbi mosdókat is. Minden 50 főre legyen ilyen alkalmatosság. Ha a parkban nincs ennyi mosdó, gondolja meg, hogy mobil wc-t rendel.

Indoor események

Amikor a helyzet úgy kívánja, hogy indoor eseményt szervezzen, nem csak konferencia-központot választhat helyszínül. Hogy érdekes és egyedi hangulatot teremtsen, válasszon nagy terekkel rendelkező rendezvényhelyszínek közül, mint a vendéglők, mozik, múzeumok, művészeti galériák, versenypályák vagy akár a hajók. Ez egy jó módszer,hogy életet vigyen a céges rendezvénybe.

Ha egy nagyobb hotelt vagy konferencia-központot választ, lehet, hogy nem az Öné lesz az egyetlen esemény aznap. Ellenőrizze, hogy milyen egyéb céges rendezvények lesznek az Önöké mellett, és biztosítsa, hogy vendégei a megfelelő rendezvényterembe menjenek. Bizonyosodjon meg róla, hogy a lefoglalt szobában elég asztal és szék van, hogy mindenki kényelmesen elférjen. Érdemes a rendezvényterem felszerelését írásba foglalni, nehogy vita legyen belőle aznap.

Mielőtt a dekorációt megszervezi, kérdezze meg a helyszínt, hogy mi engedélyezett náluk. Nem mindenhol lehet falra vagy mennyezetre lógatni díszeket, valahol a héliumos lufik nem engedélyezettek. Kérdezzen rá, milyen más szabályozások vannak érvényben az épületben, ami érintheti a céges rendezvényt.

A parkolásnak nem szabad stresszes élménynek lenni a rendezvény előtt, ez rányomhatja bélyegét az egész napra. Hogy a parkolási stresszt elkerülje, győződjön meg róla, hogy a helyszínnek van parkolási megoldása. Próbáljon alacsony árat kiharcolni ezért, és tájékoztassa vendégeit a lehetőségről.

Végül érkezzen pár órával a vendégek érkezése előtt, hogy meggyőződjön róla, minden a terv szerint alakul. Ha nem így van, még mindig lesz elég ideje a károk rendbetételére. Mire a vendégek megérkeznek, legyen felkészült az esemény konferálására, és ne az utolsó pillanatban változtasson.