Hogyan szervezzen sikeres tréninget, konferenciát, céges rendezvényt?

Tervezze meg alaposan a rendezvényt. Legyen körültekintő és vegyen figyelembe minden tényezőt, körülményt, ami befolyásolhatja a tréning sikerét.

Gondolkodjon előre. Egy rendezvényt megtervezni-, megszervezni időbe telik. Ha vendégelőadókat hív egy tréningre, konferenciára, őket időben értesíteni kell. Belső tréning szervezésénél vegye figyelembe a lehetséges szabadságolásokat, ünnepnapokat, hosszú hétvégéket. Számoljon a helyszín foglaltságával is. A téli és a nyári hónapokban is vannak olyan időszakok, amikor nagyszámú foglalás érkezik a szállodákhoz, lehetséges helyszínekhez. Előre tervezéssel és az idejében lefoglalt helyszínekkel elkerülhetők az esetleges kellemetlenségek.

Szánjon időt rá, hogy személyesen felkeresse a rendezvény helyszínét. A képek sok mindent megmutatnak, de nem adják vissza a hely hangulatát, megközelíthetőségét, sajátos adottságait. Ha tudja milyen akadályokra számíthat, leküzdheti őket, mielőtt problémát okoznának.

Ne az ár alapján válasszon helyszínt! A tervezésnél első sorban azt vegye figyelembe, mire van szüksége a rendezvény sikeréhez. Azt a helyszínt válassza ki, amelyik leginkább teljesíti ezeket a kritériumokat. Állítson prioritásokat és tartsa be ezeket a helyszín kiválasztásánál.

Kérjen referenciákat a helyszínről, lehetőleg olyan személyektől, akik már jártak ott és dolgoztak együtt a helyszínt bérbeadókkal. Értékes tapasztalatokat szerezhet a referáló személyektől, megkímélve magát a felesleges kockázatoktól és kellemetlenségektől.

A tervek és az ajánlat alapján kössön minden részletre kiterjedő szerződést, amelyben konkrét adatok vannak. Ne adjon okot a félreértésekre, írja le pontosan mire és mikor van szüksége a konferencián, vagy tréningen. A „jó” teljesítés mindenkinek mást jelent. Adja meg számszerűen az elvárásait – pl. 150 db szék, 2 db kivetítő, menüebéd 124 főre, stb. – így elkerülhet számos kellemetlen meglepetést.

Akár belső-, céges tréninget szervez, akár nagy létszámú konferenciát, vonjon be segítséget. Olyan személyt válasszon, aki tisztában van a rendezvény elvárt menetével és mindvégig Ön mellett van. A legkörültekintőbb szervezés mellett is előfordulhat, hogy kimerül az elem a mikrofonban, vagy elromlik a kivetítő. Az ehhez hasonló problémákat, a résztvevők számára szinte észrevétlenül megoldhatja, ha van valaki, aki segíti a munkáját.

Egy outdoor tréning esetében ne feledkezzen meg az időjárásról, ha távoli helyszínt választ, akkor annak megközelíthetőségéről. Készítsen egy „B” tervet arra az esetre, ha a tréning az eredeti elképzelések szerint nem megvalósítható – például a kedvezőtlen időjárás miatt nem tartható meg a rendezvény a szabad ég alatt, vagy mert a hegyvidéki helyszínt nem lehet megközelíteni a váratlan hóakadályok miatt.

Végül ne feledkezzen meg a résztvevőkről sem. Belső, céges tréningek esetén időben értesítse munkatársait az időpontról, a helyszínről és a fontosabb részletekről. A vendégelőadókat, meghívott vendégeket ne feledje időben értesíteni és megküldeni Nekik a rendezvény programját.

Ha nyílt konferenciát, vagy tréninget szervez, gondoskodnia kell a megfelelő reklámozásról, hogy résztvevőket toborozzon. Vegye számításba a potenciális résztvevők igényeit a konferenciával kapcsolatban és juttassa el hozzájuk üzenetét időben – lehetőleg minél többször.

A fentieken kívül még számos tényező van, amit figyelembe kell vennie, attól függően, milyen típusú rendezvényt szervez. Ezekről a szempontokról bővebben olvashat szakmai cikkeinkben. Ha inkább profikra bízná a szervezést, kérje ajánlatunkat.

Tekintse meg leghasznosabb cikkeinket a tréninghelyszínek kiválasztásáról:

Sikeres rendezvény megszervezéséhez kérje ajánlatunkat:

Szívesen segítünk rendezvénye szervezésében.
Hívjon minket a 06-30-755-1976-os számon vagy írjon az Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse. címre, hogy visszahívhassuk.

Rendezvényhelyszínek