A sikeres konferencia, céges rendezvény 10 legfontosabb ismérve

Habár mindenki belebotlik 1-2 akadályba a céges rendezvény, konferencia szervezés kapcsán, mégis vannak olyan hibák, amiket soha nem szabad elkövetni az előkészületek során. Hogy biztos lehessen benne, minden könnyen és olajozottan megy, megfelelő a kiválasztott rendezvényterem, és nem kerülte el a figyelmét a rendezvényszervezés egy fontos részlete sem, kövesse 10 pontos útmutatónkat. Ne engedje, hogy ezek az általános és könnyen elkövethető hibák tönkretegyék Ön és Vendégei napját!

1. Mielőtt aláírna egy szerződést, bizonyosodjon meg róla, hogy a konferencia, céges rendezvény időpontja nem ütközik semmilyen ünnepnappal, fontosabb sporteseménnyel vagy tüntetéssel!
   Szintén vessen pillantást az iskolai szünetekre, mert lehet, hogy a szülők ilyenkor vidékre viszik a családot. Nagyon fontos, hogy az utolsó dátumot egyeztesse minden féllel, hogy megbizonyosodjon róla, mindenki hasonló állásponton van.
2. Látogassa meg a rendezvényhelyszíneket, mielőtt egy mellett elköteleződne!
   Talán nehéz lehet elszabadulni az irodából, hogy egy helyszíni szemlét tartson, de ez egy fontos lépés. A rendezvény előtti látogatással megbizonyosodhat róla, hogy azt kapja, amit elképzelt, a helyszín weboldalán látott. A látogatás szintén segíthet abban, hogy megtervezze a kávészüneteket, térképeket és útmutatókat készítsen a vendégeknek és megismerkedjen a személyzettel, akikkel a helyszínen fog együtt dolgozni.
3. Hirdesse a rendezvényt!
   Hogy minél több résztvevője legyen, jó marketing-stratégiára van szüksége. Ez azt jelenti, hogy minél több üzenetet kell hagyni a potenciális vendégek számára jó előre, hónapokkal az esemény előtt. Mindenképp adja meg az esemény pontos helyét és idejét, legyen eredeti a logója vagy fülbemászó a jelmondata, hogy emlékezzenek a résztvevők az esemény közelségére.
4. Soha ne írjon alá szerződést konkrétumok nélkül!
   Amikor szerződést köt egy rendezvényhelyszínnel, soha ne hagyjon ki konkrét adatokat. Nem elég csupán remélni, hogy bizonytalan kifejezések ugyan azt jelentsik mindkét fél számára. Amikor csak lehetséges, foglalja a szerződésbe az összes dátumot, időpontot és az árakat.
5. Tervezzen előre!
   Jó előre állítson fel tervet a szervezéshez és ragaszkodjon hozzá! Legyen "B" terve arra az esetre, ha az eredeti nem jönne ki a költségvetésből, vagy időben nem lehetne megvalósítani. Soha ne feltételezze, hogy minden magától meg fog oldódni. Minden részletet tekintsen át kétszer, és készítsen listát róluk, hogy el ne felejtse őket.
6. Ellenőrizze partnerei referenciáit!
   Nem minden rendezvényhelyszín ugyanolyan, lehet, hogy papíron hasonlóak, de minőségben, szolgáltatásaikban és a gyakorlatban óriási különbség lehet köztük. Mikor érdeklődik a rendezvényhelyszínek iránt, szerezze meg a legutóbbi szervezők elérhetőségét, és hívja fel őket személyesen. Kérdezzen rá, hogy legközelebb is igénybe vennék-e a helyszínt. Ha erre nemleges választ kap, érdemes tovább keresnie. Ezeket a lépéseket a catering és a dekorációs cégekkel is tegye meg, ha ezt külső partnerekkel oldja meg.
7. Soha ne hagyjon fontos részleteket az utolsó pillanatra!
   Minél jobban siet, hogy összehozzon valamit, annál nagyobb az esélye arra, hogy hiba csúszik a gépezetbe, ami igen sokba kerülhet Önnek. Csak az egyszerű dolgokat hagyja az utolsó pillanatra, hogyha borul a terv, ne létfontosságú dolgok hiányozzanak. Mindig vezessen listát arról, amit csinálnia kell, nehogy kihagyjon valamit.
8. Tartsa ellenőrzése alatt a szervezést!
   Ha nincs ideje egyedül megszervezni a rendezvényt és úgy dönt, felfogad egy hivatásos szervezőt, ne gondolja, hogy dolgának vége. Annak ellenére, hogy ők fogják a munka nehezét végezni, Önnek mindig tudnia kell arról, hogy éppen mit csinálnak és ez mennyibe fog Önnek kerülni. Tartsa szemmel a dolgok menetét, hogy elkerülje a nagy meglepetést pont a rendezvény előtt!
9. Mindig legyen segítsége!
   Mindig van valami, ami nem terv szerint zajlik. Remélhetőleg csak egy apróság, de ha nem, legyen felkészülve! Ne kerüljön olyan helyzetbe, hogy senkit nem tud segítségül hívni. Különösen legyen felkészülve az időjárás-változásra, mivel hónapokra előre nehéz megjósolni ez milyen lesz.
10. Ne legyen szűkmarkú!
    Mikor a kijelölt költségvetéshez próbál ragaszkodni, vonzó lehet, hogy egy helyszínről csak és kizárólag az ár alapján döntsön. Viszont nagyon nehéz jó minőségű helyszínt szerezni alacsony áron. Ha egy rendezvényterem sokkal kevesebbe kerül, mint más helyek, el kell gondolkodnia, ez miért lehet. Ha mégis egy rendkívül olcsó helyszínt talál, ellenőrizze a referenciákat!