Helyszín nélkül nincs rendezvény, ezt megállapíthatjuk még így a tanulmány elején, bár ez az összefüggés a későbbiek folyamán is elő fog kerülni.
Lehet egy esemény két, vagy akár több ezer fős, zártkörű, vagy széles körben meghirdetett, sajtókonferencia, vagy sportnap, egy közös tulajdonsága mindegyiknek van: megfelelő helyszín híján egyik sem jöhet létre. Igaz, egy rendezvényt szinte bárhol megtarthatunk, akár egy zsebkendőnyi területen is képesek vagyunk egy ültetett fogadást lebonyolítani, de vannak alapvető követelmények, melyeknek minden helyszínül szolgáló területnek meg kell felelnie.
A helyszínválasztás nem cél, hanem eszköz! A rendezvényt tervező vállalatok legtöbb fejfájást okozó hibája, hogy előbb keresik meg a helyszínt, és ezután próbálják meg rászabni a rendezvényt. Ennek pedig pont fordítva kellene működnie. Van egy cél, amit el kell érni, és ehhez kell megtalálni a lehető legjobb helyszínt. Ez egyértelműen döntő jelentőségű lehet a rendezvény sikerét tekintve.
Ha a helyszínválasztás legfontosabb szempontjait vesszük nagyító alá, nem feledkezhetünk meg a következő szempontok átgondolásáról.

A rendezvény típus elsődlegesen befolyásolja a helyszín kiválasztását. Például nem mindegy, hogy valaki konferenciát szeretne vagy egy kötetlen dolgozói vacsorát.

Konferenciákhoz mérettől függően rendelkezésre állnak konferenciatermek (Corner, Medinpex Székház), szállodák, elenyésző számban konferencia központok. Ebben az esetben a helyszín kiválasztásánál elengedhetetlen szempont, hogy milyen addicionális szolgáltatások állnak rendelkezésre. (technika, berendezés, szállás, vendéglátás). Napjainkban azok a termek élveznek elsőbbséget, melyekben a lehető legtöbb szolgáltatás áll a rendelkezésre.
Szerencsére a hagyományos konferenciák mellett kezdenek megjelenni a rendhagyóak, ahol a szakmai tartalom mellé rendhagyó koncepció és ezzel együtt a megszokottól eltérő helyszín is párosul. Így ezek a helyszínek lehetnek hajók, raktárcsarnokok, hangárok, esetleg szabadtéri sátras helyszínek is. Értelemszerűen egy ilyen konferencia megszervezése árban nem vetekedhet egy hagyományos szállodai konferenciával, de az élmény, az emlékezetesség talán megér egy kis többletköltséget. A tendencia az irányba mutat, hogy a jövő az ötletes rendezvényeké.

A reprezentációs rendezvényeket döntően külsős helyszíneken bonyolítják le, melyeknek leggyakrabban a múzeumok rendezvénycsarnokok, szabadtéri helyszínek, éttermek adnak otthont. Szerencsére ma már a piacon meghatározó rendezvényszervező cégek ugyanolyan biztonsággal tudnak dolgozni egy külsős helyszínen, mint egy szálloda, vagy étterem a saját házában. A költségek, pedig nem törvényszerű, hogy kategóriákkal magasabbak.

Fontos a helyszín által nyújtott többletérték is. Elég csak arra gondolni, hogy a Magyar Tudományos Akadémián tartott konferenciának mennyivel nő meg a presztízse.
A létszám is döntő tényező és önmagában meghatározza a választást.
A helyszín kiválasztásánál mindig elsődleges szempontként kell szem előtt tartanunk, hogy a tervezett létszámot kényelmes, kultúrált körülmények között tudjuk-e vendégül látni. Lehetőségeinket a rendezvényre szánt büdzsé után ez a tényező tudja legjobban szűkíteni. Természetesen a létszám is akkor lehet igazán meghatározó, ha már azt is eldöntöttük, hogy a vendégeket milyen formában szeretnénk vendégül látni. (pl.: egy állófogadás keretében majdnem kétszer annyi embert tudunk vendégül látni, mint egy ültetett állófogadás keretében).
Sokan figyelmen kívül hagynak a helyszín kiválasztásánál egy meghatározó tényezőt a komfort érzet. Ha az emberek nem érzik otthonosan, kényelmesen magukat, nem fognak ott maradni a rendezvényünkön, így a céljainkat sem érjük el.

A koncepció és helyszín összhangja
Sokszor egy sima fogadás esetében elegendő, ha egy szép exkluzív helyszínt javaslunk, ahol a rendezvény paramétereitől függően, technikailag gyönyörűen és biztonságosan megvalósítható a rendezvény. A megrendelő és a vendégek elégedetten távoznak, a rendezvénnyel elértük céljainkat. Azonban nem mindig ilyen egyszerű a helyzet!
Napjainkra egyre jobban elterjedt, hogy a cégek a számukra fontos eseményeket, évfordulókat valamilyen keretbe szeretnék foglalni. Ebben a esetben a rendezvénynek van egy üzenete, vezérfonala, amire a rendezvény minden mozzanatát  a műsortól a dekoráción át a vendéglátásig  fel lehet fűzni. Szerencsés estben a helyszín szerves részét képezi a koncepciónak és az ötleteket végleges helyszín ismeretében fűzhetjük fel. Ilyenkor bármilyen helyszínt is választunk, legyen az múzeum, rendezvénycsarnok, szabadtéri helyszín, annak adottságaihoz mérten tudjuk tervezni a rendezvény kiegészítőit. Bár ma örökös helyszín gondokkal küzdünk, főleg nagy létszámú (6-700 fő feletti) rendezvények esetében, kis utánajárással találhatunk a koncepciónknak megfelelő helyszínt. Mint tudjuk a helyszínek fajtától függően különböző adottságokkal rendelkeznek, de általánosságban elmondható, hogy lehetőségeinket szinte mindig behatárolják a helyszíneken életben lévő tiltások.

Végül de nem utolsó sorban a rendezvényre szánt összköltségvetés is befolyásolhatja a választást. Fontos tudnunk, hogy a költségvetés egyharmadát, de akár a felét is elvihetik a helyszín és az ahhoz tartozó egyéb költségek, ezért nem szabad sajnálnunk az időt és az energiát a megfelelő helyszín megtalálására.

Inkább kiszervezné a feladatot? Bízza profikra, ingyen és bérmentve! Hogyan?

Melyek a helyszínválasztás legfontosabb szempontjai? Következő cikkünkből megtudja: